Termeni și condiții

01

Definiții

• „NORMIQ”, „noi” — [Denumirea societății] S.R.L., cu sediul în [Sediul social], București, România, CUI [CUI], furnizorul Platformei.
• „Platforma” — aplicația web NORMIQ, împreună cu site-ul, aplicațiile, API-urile și documentația aferente.
• „Client” — persoana juridică sau persoana fizică autorizată care încheie contractul cu NORMIQ: un specialist SSM ori un serviciu extern de prevenire și protecție, sau o companie angajatoare.
• „Utilizator” — orice persoană care accesează Platforma pe baza unui cont creat de Client sau în numele acestuia (administratori, specialiști SSM, conducători ai locurilor de muncă, angajați instruiți).
• „Angajat instruit” — persoana aflată într-un raport de muncă cu o companie deservită de Client, care parcurge instruirea și semnează fișele în Platformă.
• „Fișă de instruire” — documentul de instruire în domeniul securității și sănătății în muncă generat și semnat în Platformă.
• „Abonament” — dreptul de utilizare a Platformei, pe perioada și în limitele planului contractat.

02

Acceptarea termenilor

Prin crearea unui cont, prin semnarea unei oferte sau a unui contract ori prin simpla utilizare a Platformei, Clientul și Utilizatorii acceptă acești Termeni, împreună cu Politica de confidențialitate și cu acordul de prelucrare a datelor. Dacă nu ești de acord, nu utiliza Platforma.

Platforma se adresează exclusiv utilizării profesionale. Persoana care creează contul în numele unui Client declară că are autoritatea de a-l angaja contractual.

03

Descrierea serviciului

Platforma pune la dispoziție, în funcție de planul contractat:

• instruire SSM online: materiale de instruire pe funcții, cu progres urmărit și versiuni păstrate;
• testare: bancă de întrebări, selecție aleatorie și istoric verificabil al rezultatelor;
• semnătură electronică avansată pe fișele de instruire, în ordinea rolurilor, de pe orice dispozitiv;
• fișe de instruire generate automat, arhivă permanentă și export al dosarului pentru control;
• scadențar cu termene calculate automat și notificări la restanțe;
• dashboard de conformitate, import în masă al angajaților și jurnal de audit.

Platforma este un instrument de organizare și documentare a instruirii SSM, conform Legii nr. 208/2021 și HG nr. 259/2022. Ea nu înlocuiește serviciul de prevenire și protecție, evaluarea riscurilor, instruirea la locul de muncă sau răspunderea legală a angajatorului potrivit Legii nr. 319/2006. NORMIQ nu este un organism de certificare și nu emite atestate; Platforma nu este „aprobată” de o autoritate publică, iar acceptarea documentelor electronice la control decurge direct din lege.

Instruirea pentru situații de urgență (PSI) nu face obiectul serviciului decât dacă este menționată expres în planul contractat.

04

Contul și accesul

• Clientul este responsabil pentru conturile create sub organizația sa, pentru corectitudinea datelor și pentru atribuirea rolurilor.
• Datele de autentificare sunt personale și confidențiale. Utilizatorul răspunde pentru toate acțiunile efectuate din contul său și ne anunță imediat orice acces neautorizat.
• NORMIQ poate impune măsuri de securitate, precum autentificarea cu factor suplimentar, și poate suspenda temporar accesul în cazul unor indicii de compromitere.

05

Obligațiile Clientului

• să utilizeze Platforma în conformitate cu legea, cu acești Termeni și cu drepturile terților;
• să dispună de temeiul legal necesar pentru încărcarea datelor angajaților și să îi informeze pe aceștia cu privire la prelucrare, în calitate de operator de date;
• să se asigure că materialele de instruire încărcate sau selectate sunt adecvate funcțiilor și riscurilor de la locurile de muncă respective și că respectă cerințele legale minime (tematică, durată, periodicitate);
• să nu încerce să acceseze date ale altor clienți, să nu perturbe funcționarea Platformei, să nu o supună unor teste de securitate fără acordul nostru scris și să nu o folosească pentru a dezvolta un produs concurent;
• să nu încarce conținut ilegal, ofensator sau care încalcă drepturi de proprietate intelectuală.

06

Semnătura electronică și valoarea juridică a documentelor

Fișele de instruire se semnează cu semnătură electronică avansată (AdES), potrivit Regulamentului (UE) nr. 910/2014 și Legii nr. 214/2024, standard admis pentru fișele de instruire SSM prin HG nr. 259/2022. Prin utilizarea Platformei, Clientul și Utilizatorii acceptă ca semnătura electronică aplicată în Platformă să aibă, între ei, efectele unei semnături olografe.

Semnătura electronică avansată nu este o semnătură electronică calificată. În cazul unui litigiu, sarcina de a proba validitatea semnăturii avansate revine celui care se prevalează de ea, spre deosebire de semnătura calificată, care beneficiază de prezumția legală de echivalență. Platforma păstrează pentru fiecare semnătură elementele de probă (identitate, marcă temporală, adresă IP, amprenta documentului, jurnal de audit) tocmai pentru a susține această probă. Clientul care are nevoie de nivelul calificat ne poate solicita o ofertă dedicată.

07

Datele Clientului și protecția datelor

• Datele încărcate de Client rămân proprietatea sa. NORMIQ nu le folosește decât pentru furnizarea serviciului, în calitate de persoană împuternicită, potrivit acordului de prelucrare a datelor și Politicii de confidențialitate.
• Clientul poate exporta oricând fișele, arhiva și datele angajaților, în formate uzuale.

Date agregate, studii de caz și date individuale — trei niveluri distincte:

• Date agregate și anonimizate. NORMIQ poate produce și folosi, inclusiv în scop de marketing, benchmark și îmbunătățirea produsului, statistici agregate din care nicio companie și nicio persoană nu poate fi identificată, nici direct, nici prin combinare cu alte informații (de exemplu: procentul de instruiri finalizate în termenul legal, timpul mediu până la semnarea unei fișe, pe sector de activitate sau pe categorie de mărime a companiei). Statisticile se publică doar pentru grupuri suficient de mari încât o companie sau un angajat să nu poată fi individualizat, iar procesul de anonimizare este ireversibil: NORMIQ nu păstrează o cheie de corespondență între datele publicate și Client.
• Studii de caz și referințe. NORMIQ poate prezenta experiența unui Client identificabil (chiar sub o denumire de substituție precum „Compania Alfa”) numai cu acordul prealabil scris al acelui Client, care poate fi retras oricând pentru viitor. Studiul de caz nu conține în nicio formă date la nivel de angajat și nu dezvăluie informații confidențiale ale Clientului.
• Date individuale. Datele angajaților instruiți — inclusiv sub formă pseudonimizată, cu numele înlocuite — nu sunt folosite niciodată de NORMIQ în alte scopuri decât furnizarea serviciului către Client. Înlocuirea numelor nu transformă aceste date în date anonime; ele rămân date cu caracter personal ale angajatorului.

08

Abonament, prețuri și plată

• Prețurile, limitele planului (număr de companii, angajați, utilizatori) și perioada de facturare sunt cele din oferta acceptată sau din pagina de prețuri la data contractării.
• Facturile se emit în avans, pentru perioada contractată, și se plătesc în termenul menționat pe factură. Prețurile nu includ TVA, dacă nu se specifică altfel.
• Neplata la termen dă dreptul NORMIQ, după o notificare prealabilă de cel puțin 10 zile, să suspende accesul la Platformă, cu excepția posibilității de export a datelor.
• Modificările de preț se comunică cu cel puțin 30 de zile înainte și se aplică de la următoarea perioadă de facturare.
• Perioadele de probă gratuite, dacă sunt oferite, pot fi limitate ca funcționalitate și pot fi încheiate de NORMIQ în orice moment.

09

Proprietate intelectuală

Platforma, codul, designul, marca NORMIQ și materialele de instruire furnizate de NORMIQ sunt protejate de legislația privind proprietatea intelectuală și rămân proprietatea NORMIQ sau a licențiatorilor săi. Clientul primește un drept neexclusiv, netransferabil și limitat la durata Abonamentului de a utiliza Platforma pentru propriile nevoi. Materialele încărcate de Client rămân ale Clientului, care acordă NORMIQ licența necesară găzduirii și afișării lor în Platformă.

10

Disponibilitate, mentenanță și suport

• Depunem eforturi rezonabile pentru ca Platforma să fie disponibilă continuu, dar nu garantăm funcționarea neîntreruptă. Lucrările de mentenanță planificate se anunță în prealabil, în afara orelor de lucru uzuale, ori de câte ori este posibil.
• Suportul se acordă prin e-mail, în zilele lucrătoare. Accesul echipei de suport la datele unui Client se face doar la cererea acestuia și este înregistrat în jurnalul de audit.
• Putem modifica sau retrage funcționalități, cu notificare rezonabilă atunci când modificarea afectează semnificativ utilizarea serviciului.

11

Limitarea răspunderii

• Răspunderea legală pentru instruirea, protecția și securitatea angajaților rămâne a angajatorului și, după caz, a serviciului de prevenire și protecție. NORMIQ răspunde pentru funcționarea Platformei conform acestor Termeni, nu pentru conținutul instruirii, corectitudinea datelor introduse sau deciziile luate pe baza lor.
• În limitele permise de lege, răspunderea totală a NORMIQ față de Client, indiferent de temei, este limitată la suma plătită de Client pentru Abonament în ultimele 12 luni anterioare evenimentului.
• NORMIQ nu răspunde pentru pierderi indirecte, pierderi de profit, amenzi aplicate Clientului de autorități ca urmare a propriilor sale omisiuni sau pentru indisponibilitatea cauzată de furnizori terți, atacuri sau forță majoră.
• Nimic din acești Termeni nu limitează răspunderea pentru dol, culpă gravă sau pentru situațiile în care legea interzice limitarea.

12

Suspendare și încetare

• Clientul poate înceta Abonamentul oricând, cu efect de la sfârșitul perioadei de facturare în curs; sumele plătite în avans nu se restituie, cu excepția cazurilor prevăzute de lege.
• NORMIQ poate suspenda sau înceta accesul, cu notificare, în caz de încălcare a Termenilor, neplată sau utilizare care pune în pericol Platforma ori alți clienți; încetarea este imediată în cazul încălcărilor grave.
• După încetare, Clientul are la dispoziție 30 de zile pentru exportul datelor. Ulterior datele sunt șterse, cu excepția celor pe care legea ne obligă să le păstrăm. Ștergerea fișelor de instruire înaintea expirării perioadei legale de arhivare rămâne responsabilitatea Clientului, care trebuie să le preia prin export.

13

Confidențialitate

Fiecare parte păstrează confidențialitatea informațiilor nepublice primite de la cealaltă în legătură cu utilizarea Platformei și le folosește doar în scopul executării contractului, pe durata acestuia și trei ani după încetare. Obligația nu se aplică informațiilor devenite publice fără culpa părții sau a căror divulgare este cerută de lege.

14

Modificarea Termenilor

Putem actualiza acești Termeni. Modificările semnificative se comunică Clientului cu cel puțin 30 de zile înainte de intrarea în vigoare, prin e-mail sau în Platformă. Continuarea utilizării după această dată înseamnă acceptarea noilor Termeni; Clientul care nu le acceptă poate înceta Abonamentul până la data intrării lor în vigoare.

15

Legea aplicabilă și soluționarea litigiilor

Acești Termeni sunt guvernați de legea română. Părțile vor încerca să rezolve pe cale amiabilă orice neînțelegere; în lipsa unei soluții în 30 de zile, litigiul se supune instanțelor competente din București. Clienții care au calitatea de consumator beneficiază de drepturile prevăzute de legislația protecției consumatorului și se pot adresa Autorității Naționale pentru Protecția Consumatorilor (anpc.ro) sau platformei europene de soluționare online a litigiilor.

16

Contact

[Denumirea societății] S.R.L., [Sediul social], București, România, CUI [CUI], Registrul Comerțului [J__/____/____]. E-mail: hello@normiq.ro.